Aprende a hacerlo, Pistas básicas para hacer buenas reuniones

Vivimos un momento de ebullición y cambio social y, como en todo proceso organizativo, en cualquier movimiento social, se multiplican las comunicaciones, los contactos y las reuniones. La inclusión de las TIC ha supuesto un mayor avance en el intercambio de ideas, en las probabilidades de compartir información, de desarrollar colectivamente documentos, materiales, etc., pudiéndonos economizar una buena porción de reuniones presenciales que ?en otro tiempo- hubieran sido necesarias y que se pueden suplir hoy mediante la comunicación telemática. Pero, muchas veces, las reuniones siguen siendo necesarias para resolver, avanzar, concretar, decidir? haciéndolo rostro a rostro, de forma presencial, para aprovechar todas las probabilidades de la comunicación verbal y no verbal, para reforzar la calidad y calidez del intercambio, para atender a cuestiones que han de ser resueltas con inmediatez... Por eso recordamos aquí determinadas pistas escenciales que nos pueden ayudar a mejorar la eficacia, la eficiencia y la satisfacción de nuestras reuniones. Estas son: ANTES DE LA REUNIÓN o    Comprueba que los metas de la reunión están claros y justifican su necesidad. No debemos abusar de las reuniones, multiplicarlas sin ton ni son, la gente se cansa. Las reuniones deben hacerse SOLO cuando son necesarias. o    A menudo, si la reunión tiene como meta compartir una información alguna o conocer la opinión de un grupo más o menos amplio de personas sobre un algun asunto, podrá ser sustituida por medios telemáticos (un grupo o  lista de correo, un foro, una wiki, los comentarios en un blog, etc.). o    Si la reunión es necesaria, concreta los asuntos a tratar o puntos del ?orden del día?. Ordénalos según su importancia, de más a menos. Prevé el tiempo que se necesitará para tratar cada asunto y súmalos todos. Si el tiempo es excesivo, recorta los metas y los asuntos. Si el orden del día es muy abultado no se podrán tratar adecuadamente ninguno de los asuntos o la reunión se prolongará hasta agotar la paciencia de las personas participantes (que la próxima vez no querrán venir). o    Identifica a las personas que, de acuerdo con el carácter de la reunión, deben participar en ella. No todo el mundo tiene que participar en todas las reuniones, pero es preciso que lo hagan aquellas personas necesarias para abordar un algun asunto y beber una decisión concreta. o    Elige el lugar, fecha y hora más correctos para el desarrollo de la reunión teniendo en cuenta las circunstancias, disponibilidad, etc., de las personas participantes, la urgencia e relevancia del tema, etc. Hay que realizar las cosas ?fáciles? para quienes participan en la reunión. o    El espacio de reunión debe reunir unas cláusulas mínimas, siempre que sea posible: que las personas participantes puedan verse las rostros sin estar muy apretadas, que se sienten a la misma altura, que no sea un espacio de paso y con riesgo de interrupciones, que no haya ruidos que molesten, que la temperatura sea agradable, que dispongan de los medios técnicos que pudieran necesitarse,? o    Difunde previamente, con la máxima anticipación probable, por el recurso más correcto en cada caso (correo postal, correo electrónico, SMS, teléfono?) entre las personas previstas la convocatoria de la reunión y la información y documentación necesarias para que la puedan preparar adecuadamente. Es preciso que lleguen a la reunión conociendo lo mejor probable los asuntos y cuestiones a tratar. o    Comprueba con anticipación que todas las personas previstas conocen la convocatoria, los metas de la reunión, la información previa, etc. Llama por teléfono dos o tres días antes. Anímales, motívales a participar. Cuanto más significativo sea la reunión, será más indispensable animar la participación. o    Prepara la reunión: la documentación y materiales necesarios, la introducción y contenidos de cada punto a tratar, la información complementaria que pueda necesitarse, la disposición y cláusulas de la sala de reunión, medios técnicos, papel, bolígrafos, agua, caramelos, etc. DURANTE LA REUNIÓN o    Inicia la reunión a la hora anunciada (como mucho guarda 15 minutos de cortesía si es que faltaran muchas personas). Si no somos puntuales, cada cual llegará cuando le parezca, jamás sabremos a que hora comienzan las reuniones, habrá continuas interrupciones, gente que no sabrá de lo que ya se ha hablado o decidido, etc. o    Coloca las sillas de manera que se vean las rostros todas las personas que participan en la reunión, para que sea más sencillo la comunicación. El círculo es la manera más adecuada, pero también sirve la disposición en U, dejando la fracción libre para ubicar un papelógrafo, una pantalla de proyección, etc. o    Preséntate e invita a que se presenten brevemente las personas participantes. Si ya se conocieran de ocasiones anteriores, no dejes de recordar los nombres y las razones por las que participa en la reunión. Es bueno iniciar las reuniones con un buen clima, con un ?buen rollo?, y facilitar que las personas puedan llamarse por sus nombres. o    Presenta el proyecto de esfuerzo de la reunión, de acuerdo con el orden del día preliminarmente difundido. Recuerda los metas de la reunión. Asegúrate de que todas las personas los conocen y comprenden con claridad. o    Introduce, directamente o por recurso de personas expertas, portavoces, etc., uno por uno los asuntos a tratar, antes de abrir el diálogo. Hazlo con brevedad y claridad. Emplea -si es que ello facilita la comprensión- cuadros, transparencias,  presentaciones multimedia, proyecciones, etc. o    No abuses del número ni la expansión de tus intervenciones como persona moderadora. Tu papel es tratar que la reunión sea participativa, eficaz y satisfactoria para todos y todas. o    Cuida de que se produzca un diálogo ordenado, que las intervenciones sean breves y claras, que todo el mundo exponga su opinión, que no se desvíe la vigilancia del asunto tratado, etc. o    Cuida de que todo el grupo escuche atentamente y con respeto las opiniones de las demás personas, evita que se produzcan corrillos, cuchicheos o conversaciones paralelas que distraigan la atención. o    Cuida de que se respete el turno de palabra y que no se establezcan largos diálogos entre dos personas, dificultando la participación del resto. o    Si el asunto afuera complejo y las personas participantes afueran numerosas, no dudes en recurrir al esfuerzo de subgrupos, a la debate en pequeños grupos o a otras técnicas de esfuerzo (tormenta de ideas, lluvia de ideas con tarjetas, etc.) que ayudarán a enriquecer el diálogo y facilitarán la participación e implicación de todas las personas. o    Toma nota, en tus apuntes o, mejor todavía, en un rotafolio o papelógrafo  de las opiniones que se vayan exponiendo y las conclusiones que se vayan alcanzando. Es bueno que estén visibles mientras toda la reunión. o    En ciertas reuniones, especialmente las que sean numerosas, es conveniente contar con una persona que se ocupe exclusivamente de beber nota de las principales ideas expuestas y ?sobre todo- de las conclusiones alcanzadas, para facilitar después la preparación del acta o memoria de la reunión. o    Antes de cerrar un asunto y pasar al siguiente, recuerda las conclusiones alcanzadas. o    Si la reunión es muy larga, haz un descanso o pausa cada dos horas. o    Controla el tiempo. Si un discusión se alarga excesivamente, dando vueltas sobre la misma cuestión, señálalo. Distribuye el tiempo disponible entre los temas, de acuerdo con su número e importancia. Si es necesario, limita el tiempo y número de las intervenciones. o    Antes de concluir la reunión, sintetiza las conclusiones, recuerda los compromisos y acuerdos adoptados, las personas responsables, los plazos de tiempo acordados, etc. o    Recoge opiniones y sugerencias para mejorar las reuniones futuras. o    Agradece, antes de levantarse, la participación y aportaciones de todas las personas. o    Concluye la reunión a la hora prevista. Si afuera necesario, es preferible establecer una nueva cita para tratar los asuntos zarcillos que alargar la reunión indefinidamente. La resistencia y la capacidad de vigilancia de las personas es limitada. A dividir de un cierto tiempo es imposible que la reunión sea útil. DESPUÉS DE LA REUNIÓN o    Elabora una ?memoria? o ?acta?, un breve recordatorio por escrito con las conclusiones y acuerdos alcanzados. o    Distribuye esa memoria o acta entre las personas participantes en la reunión. Envíasela por correo electrónico o correo postal. Ayudará a recordar las conclusiones, servirá para preparar la próxima reunión y ayudará a evaluar, en posteriores reuniones, el cumplimiento de los compromisos adoptados. o    Si es necesario, para que otras personas conozcan los frutos de la reunión, coloca el acta en un tablón de anuncios, o en una página web, o difúndelo a través de una lista de correo, etc. Los medios telemáticos pueden servir para completar la información sobre un tema, recoger nuevas opiniones, preparar futuras reuniones, etc. o    Evalúa la reunión, comprueba si se han alcanzado los metas previstos, valora las sugerencias y coge decisiones para mejorar en el futuro la eficacia y satisfacción de las reuniones.